top of page
Sertisioijan kynästä - uusi.jpg

Olen konsultoinut yli 100 yritystä toimintajärjestelmien rakentamisessa ja toiminut parikymmentä vuotta myös pätevöitettynä sertifiointien pääauditoijana. Näiden vuosien varrella olen huomannut asioita, jotka tuntuvat toistuvan eri yrityksissä ja edelleen aiheuttavan päänvaivaa sekä ylimääräisiä kustannuksia. Tässä siis omia kokemuksiani ja näkemyksiäni.

Osa 1

Standardien maailmasta arkipäivän todellisuuteen vaatimusten avaaminen ja tulkinta on taitolaji

Erilaiset vaatimukset ja standardit haastavat yrityksiä

Yrityksiä velvoittavat erilaiset standardit ja vaatimukset, joilla pyritään

varmistamaan yrityksen toiminnan ja toimitusten luotetta­vuus.

Näitä ovat mm.

  • laatujärjestelmä

  • ympäristöjärjestelmä,

  • kestävä kehitys (ekologinen, taloudellinen, sosiaalinen)

  • työturvallisuus

  • elintarviketurvallisuus

  • tietoturva, kyberturvallisuus

  • tuotehyväksynnät

  • riskien ja mahdollisuuksien käsittely jne.

Nämä ovat kansainvälisiä standardeja ja vaatimuksia, joiden

vaatimusten mukaisesti yrityksen tulisi toimia päivittäisessä

toiminnassaan. Kun yritys toimii standardin vaatimusten mukaisesti,

voi se halutessaan hakea toiminnalleen myös ulkopuolisen

riippumattoman laitoksen hyväksyntää, eli sertifiointia.

 

 

Vaatimusten oikeat tulkinnat aiheuttavat päänvaivaa

 

Monen yrityksen sudenkuoppa vaatimusten tulkinnassa muodostuu siitä, että yrityksessä on vaikeaa ymmärtää, mitä ne käytännössä tarkoittavat ja miten soveltaa niitä omaan toimintaan.

 

Haaste syntyy siitä, että standardit ja vaatimukset on kirjoitettu yleiskielellä, jotta niitä voidaan soveltaa eri kokoisille yrityksille ja eri toimialoille. Standardin tulkinta voi siksi aiheuttaa runsaasti

päänvaivaa ymmärtää, mitä standardin laatija on todellisuudessa tarkoittanut. 
 

Alkuperäiset standardit ja vaatimukset ovat myös englanninkielisiä ja näin suomenkieliset käännök­setkin sisältävät englanninkielisiä lainasanoja.  Näi­den merkitys ja sisältö on suomen kielessä siksi usein epä­määräinen. Siksi yrityksen kannattaa tehdä kustakin käytössä olevasta standardista ja vaatimus­kokonaisuudesta oma tulkinta-avain, josta selviää, kuinka juuri meidän yrityksemme soveltaa ja tulkitsee em. vaatimuksia.

 

Monessa yrityksessä uskotaan, että oman toiminnan kuvauksessa

on käytettävä standardin kapulakieltä.

Tämä on väärä myytti. Selkeä suomen kieli on käypää tavaraa.

 

Jos standardeja tulkitaan väärin, saattaa se johtaa epämääräisiin ja raskaisiin byrokraattisiin toimintamalleihin, jotka ovat irrallaan yrityksen luontevasta toiminnasta. Oikean tulkinnan ansiosta vaatimukset muuttuvat luontevaksi ja hallittavaksi osaksi päivittäistä toimintaa.

Viralliset standardit ovat perusteellisesti pureskeltuja ja mietittyjä

Tiesitkö, että yleensä ISO - standardit käyvät läpi useita kansainvälisiä käsittely- ja hyväksymis­kierroksia, ennen kuin ne hyväksytään kansainväliseksi ISO - standardiksi? Tällöin lukuisat asiaa tuntevat asiantuntijat käyvät läpi vaatimuksia ja hiovat niitä sopimaan kansainväliseksi standardiksi. Sisältö on toisin sanoen tarkkaan mietitty. Niissä on viisautta ja kokemusta, joka kannattaa hyödyntää - tulkitsemalla standardia oikein.

Entä sitten se Laatupolitiikka – peliä vai hyviä käytäntöjä?

 

Standardeissa on yleisesti vaatimus tehdä ns. Quality-, Environment- tai Safety-yms. ”Policy”. Englannin kielessä ”Policy” tarkoittaa toiminnan perusperiaatteita ja liittyy yritykselle tärkeisiin asioihin, eli arvoihin. Suomen kielessä standardeissa maininta ”Policy” on käännetty ”Politiikaksi”. Toiminnan politiikka voidaan siksi helposti tulkita yritystoiminnassa jonkinlaiseksi ”poliittiseksi peliksi” ja se etäännyttää henkilöstön standardin perusperiaatteista.

 

Tässäpä vinkki: Monessa yrityksessä väärän tulkinnan ja mielikuvan välttämiseksi olemmekin käyt­täneet laatupolitiikan sijaan nimitystä ”Asiakaspalvelumme perusperiaatteet” tai ”Toimintamme perus­pilarit” jne. Kaikki hyvin perustellut tulkinnat menevät muuten myös kevyesti läpi sertifioinnista.

Sitä saat, mitä mittaat

Vaatimusten mukaan tätä ”politiikkaa” on myös mitattava, jotta sen toteutuminen voidaan todentaa (erityisesti yritys itse itselleen). ”Laatupolitiikasta” on helppoa keksiä mittareiksi esimerkiksi asiakasreklamaatioiden määrä tai asiakastyytyväisyyskyselyjen tulokset. Menneisyyttä on hyvä mitata, vaan voiko peruutuspeilistä ohjata päivittäistä toimintaa?

 

Mitä muuten sinä mittaisit, jos haluaisit mitata

  • Asiakaskokemusta – huonoa tai hyvää?

  • Jatkuvaa toiminnan kehittämistä ja parantamista?

  • Toimintojen sujuvuutta tai työn tekemisen tuottavuutta kaikissa

  • avaintoiminnoissa (ei vain tuotannossa)?

  • Sovittujen asioiden pitämistä niin asiakkaille kuin yrityksen sisällä? jne.

 

Kun päätät mitata jotakin, päätät samalla jättää jotakin pois. Muista, että energia virtaa aina huomion suuntaan ja saat sen, mitä mittaat. Oletko muuten varma, että haluat juuri sitä, mitä mittaat?


VaatimusAvain™ auttaa standardien ja vaatimusten tulkinnassa

 

Tärkeää on tulkita vaatimuksia oikein ja sovittaa niitä yrityksen omaan

toimintaan. Kokeneen asiantuntijan avulla tulkinnat avautuvat helposti ja

esimerkiksi SelinSelin® VaatimusAvain™ on oiva työkalu avaamaan stan-

dardien ja vaatimusten maailmaa sekä sovittamaan niitä jokaisen yrityksen

toimintaan käytännön tasolla.

Tässäpä vinkki. Voit tulkita vaatimuksia seuraavasti

  • Valitse ulkoisen vaatimuksen jokin kohta

  • Tulkitse, mitä tämä tarkoittaa käytännössä ja koskeeko se meitä

  • Päätä, miten toteutat ja sovellat tätä kohtaa omassa toiminnassasi.

Mietipä seuraavaa. Jos ulkopuolinen esittää vaatimuksia,

voiko hän esittää vaatimuksia myös yrityksen tulkinnalle ja toteutustavalle?

Kun avaat ja tulkitset vaatimuksia, sinulla on  kaksi vaihtoehtoa:

Voit tehdä kaiken tämän itse ja

  • käyttää omaa arvokasta aikaasi vaatimusten ihmettelyyn, pähkäilyyn ja selvittelyyn

  • kompuroida läpi kaikki ”sudenkuopat” vaatimusten tulkinnassa ja toiminnan kuvaamisessa

  • tuskailla, kun asiat eivät etene eikä toimintajärjestelmä valmistu

  • venyttää aikataulua johonkin hämärään ”sitku” tulevaisuuteen, tärkeitä asioita on aina jonossa

 

Voit käyttää myös ulkopuolista apuna. jolloin saat

  • selkeän käsityksen vaatimuksista suomen kielellä

  • yrityksellesi sovitetut selkeät tulkinnat vaatimuksista

  • selkeän toimintasuunnitelman välietappeineen asian toteuttamiseen ja loppuun saattamiseen

  • ulkopuolisen ”Positiivisen Piiskurin” vauhdittamaan käytännön etenemistä

  • asiantuntijan osaamisen ja kokemuksen käyttöösi

  • hyödynnettyä muun joukkueesi osaamista ja kokemusta

  • lisättyä henkilöstösi osaamista käytännön tasolla

 

Näin säästät selvää aikaa, rahaa ja resursseja.

 

SelinSelin® VaatimusAvain™ on oiva avain standardien vaatimusten maailmaan. Yhdessä tekemisessä on voimaa!

Kun kiinnostuit, ota yhteyttä!

 

 

 

 

Jarmo Selin

0500 710 376

jarmo.selin@selinselin.fi

  • Yrittäjä ja toimitusjohtaja

  • Liikkeenjohdon konsultti

  • Yritys- ja muutosvalmentaja

  • Sertifioitu Eurobunt- ja Guideline –strategiakonsultti

  • Sertifioitu TMC –konsultti (yritystoiminnan tervehdyttäminen)

  • Liiketoimintaprosessien kehittäjä

  • Toimintajärjestelmien rakentaja ja kehittäjä (laatu, ympäristö- jne.)

  • Sertifioinnin pääarvioija (pääauditoija)

Vaatimustulkki-perus_edited.jpg
McSelin2.jpg
Vaatimustulkki avain.jpg
bottom of page