Kun haluat hallita paremmin asiakastyöskentelyäsi ja parantaa toiminnan tuottavuutta vähällä vaivalla ja rahalla, on SelinSelin® palveluksessasi! 4%:n  taktiikalla.

Vapauta yrityksesi voimavarat

arvioi omaa toimintaasi

 

Toiminta luo tuloksen

Elämme jatkuvasti muuttuvassa maailmassa ja yrityksen oman toiminnan on vastattava näihin haasteisiin. Yhteiset toimintamallit eivät synny vaistonvaraisesti, vaan ne on suunniteltava ja organisoitava toimiviksi. Tämä on viimekädessä yritysjohdon tehtävä. Tulos synty toiminnasta, joten se on avainasemassa. Kun haluat tuloksen muuttuvan, keskity toimintaan ja muuta sitä tarvittavilta osin.

 

tulevaisuuden tavoite -> toiminta -> tulos 

​

Toimintaa ja prosesseja voidaan ajatella olevan kahdenlaista, lineaarista ja systeemistä. Nämä aiheuttavat omat haasteensa myös johtamiselle, koska samanlaiset johtamistavat eivät toimi molemmissa. 

​

Sisäinen auditointi vai oma sisäinen arviointi

​Oman toiminnan arviointi on yritysjohdon avain tietoisuuteen oman yrityksen toiminnoista ja niiden sujuvuudesta. Tämä on avainelementti myös tuottavuudessa ja yrityksen liiketoiminnan tavoitteiden toteutumisesta ja tuloksesta.

 

Sana audit on englantia ja tarkoittaa mm. tilintarkastusta. Johtamisjärjestelmästandardien sisäinen auditointi tarkoittaa kuitenkin oman toiminnan sisäistä arviointia. Tästä syystä käytän yleensä aina auditointi sanan sijaan sanaa arviointi.  

 

Jos yritys haluaa oman toimintansa täyttyvän jonkin kansainvälisen johtamisstandardin vaatimukset, on sen arvioitava (auditoitava) sisäisesti omaa toimintaansa. Se on vaatimuksena johtamisjärjestelmästandardeissa (laatujärjestelmä ISO 9001, ympäristöjärjestelmä ISO 14001, työturvallisuus ISO 45001 jne.).

 

Nämä standardit eivät kuitenkaan määrittele tapaa, miten sisäisiä arviointeja pitäisi toteuttaa. Yrityksellä on toisin sanoen hyvin vapaat kädet arviointien toteuttamiseksi ja tätä kannattaa hyödyntää.

 

Tärkein vaatimus sisäisten arviointien toteuttamiselle ja toteuttamistavalle on viimekädessä yrityksen oma sisäinen tarve ja halu eikä ulkopuolinen vaatimus.

Sisäisiä arviointeja tehdään siis omien mahdollisuuksien tunnistamiseksi. Kun nämä arvioinnit toteutetaan järkevästi, yritys löytää myös piilossa olevia kehittymismahdollisuuksia. Toiminnalliset virheet tulevat yleensä esiin pyytämättä eikä niitä yleensä tarvitse erikseen kaivaa.

 

 

Tässäpä vinkkejä aviointin toteutukseen.
Sisäiset arvioinnit ovat monessa yrityksessä uusi ja vieras kulttuuri, joka on opeteltava. Muilta kopioiminen johtaa turhaan byrokratiaan ja turhanperässä juoksemiseen.  Arvioinneissa on tärkeää sopia.

 

Tavoite

​Jokaisella sisäisellä arvioinnilla pitäisi olla tavoite, miksi niitä pidetään. Ilman tavoitetta ne muodostuvat hengettömiksi tapahtumiksi, jotka rasittavat avainhenkilöiden ajankäyttöä. Arvioinnin tavoite kannattaa liittyä liiketoimintaan kuten

• toimintojen sujuvuus eli virtaus

• toimintojen sujuvuus eli virtaus keskenään

• sisäinen tiedonkulun toimivuus

• toimintakohtaisten tavoitteiden toteutuminen

• johdon strategiset linjaukset

• jne.

​

Kohdennus

​Kun tavoite on määritelty, voit kohdentaa arvioinnit selkeämmin tärkeimpiin avaintoimintoihin ja arvioida niiden toimintaa. Yrityksissä useita toimintoja, jotka ovat tärkeitä ja joilla on oma roolinsa.

 

Yritystoiminnan eturintaman huippujoukkue on Yrityskvartetti. Tämä kvartetti muodostuu neljästä ”pelaajasta” eli

• myynnistä

• ostosta ja hankinnasta

• tuotekehityksestä sekä

• tuotannonsuunnittelusta.

 

Kuten ehkä huomaat, tuotanto näyttää puuttuvan tästä neljän joukkueesta. Se on kuitenkin mukana, koska käytännössä tuotannonsuunnittelu on ovi tuotantoon.

 

Tässä Yrityskvartetissa jokaisen on soitettava samasta kappaleesta hyvin sekä omat soolo-osuudet että yhteiset osuudet. Tärkeää on myös soiton rytmi ja sujuvuus.

 

Tämä kvartetti soittaa asiakkaille/yleisölle, jonka edessä se on koko ajan. Tämä kvartetin yhteissoitto yleensä ratkaisee myös loppupelit ja yrityksen tekemän lopputuloksen. Mestaruussarjan hyvä lopputulos on myös jatkuvien perusasioiden harjoittelua ja sisäistämistä.

 

Kvartetti on jokaisen yrityksen toiminnassa eri muodoissa toimialasta riippumatta. Kvartetti on kuin yritystoiminnan timantti, jota menestyvät yritykset hiovat ja valmentavat jatkuvasti.

 

Tuotekehitys saattaa puuttua joissakin yrityksissä esimerkiksi alihankintaa tarjoavat yritykset. Tällöin kyseessä on Yritystrio. Yhteistoiminnan periaate on kuitenkin aivan sama

 

Toimintojen arvioinnissa kannattaa huomioida

• Kuinka sujuvasti toiminta toimii,

• Mitkä haittaavat tai mahdollistavat sujuvuutta (virtaus, tuottavuus jne.)

• Miten hyvin yhteistoiminta toimii muiden toimintojen sisällä ja muiden välillä

• Onko kaikilla työntekemisen edellytykset riittävällä tasolla

• Onko osaaminen riittävällä tasolla vai tarvitaanko osaamista jollakin osa-alueella lisää?

• Miten hyvin toimii ”Sovi, mitä tehdään ja te niin kuin on sovittu!”

• Miten hyvin ja sujuvasti sisäinen tiedonkulku toimii toiminnoittain ja niiden välillä (nopeus, kaksisuuntaisuus, täsmällisyys, muutoksien hallinta jne.)

​

Toteutus

​Sisäiset arvioinnit voi jokainen toteuttaa haluamallaan tavalla, koska mitään todellisia vaatimuksia toteutukselle ei ole. Kokemuksesta tiedän, että sisäiset arvioinnit kannattaa toteuttaa keskustelutyyppisinä muita arvostaen. Yhteinen tavoite on kuitenkin yhdessä löytää mahdollisia kehityskohteita ja menestymisen mahdollisuuksia. Organisaatiosi on asiantuntijoiden mestarijoukkue, joka tuntee yrityksen toiminnan juurta jaksain.

 

Kannattaa pitää mielessä, että toimintojen sisäiset arvioinnit eivät ole virheiden bongaamista, koska ne tulevat esiin joka tapauksessa. Virheisiin keskittyminen tuhoaa sisäisten arviointien perusajatuksen syyllistämällä ihmisiä.

 

Raportointi

​Sisäisissä arvioinneissa tulee yleensä esiin havaintoja, joista osa tarvitsee toimenpiteitä. Kun ne kirjataan, saadaan ne työlistalle. Tältä työlistalta yritysjohto valitsee merkittävimmät, päättää kehitystoimenpiteistä ja antaa kehittämiselle resurssit. Kun yritysjohto seuraa kehittämistoimenpiteiden etenemistä, näkee se oman toimintansa jatkuvan parantamisen.

 

Sisäisissä arvioinneissa tulevia havaintoja ei kannata kirjata poikkeamiksi kuten ulkopuoliset auditoijat tekevät. Jos havainnot kirjataan poikkeamiksi (virheiksi), johtaa se käytännössä ihmisten syyttelyyn, asioiden peittelyyn, keskinäiseen kyräilyyn ja tekee arvioinnista organisaatiolle rasitteen.

​