top of page
Sertisioijan kynästä - uusi.jpg

 

Olen konsultoinut yli 100 yritystä toimintajärjestelmien rakentamisessa ja toiminut parikymmentä vuotta myös pätevöitettynä sertifiointien pääauditoijana. Näiden vuosien varrella olen huomannut asioita, jotka tuntuvat toistuvan eri yrityksissä ja edelleen aiheuttavan päänvaivaa sekä ylimääräisiä kustannuksia. Tässä siis omia kokemuksiani ja näkemyksiäni.

Toimintakäsikurja sertifioija.jpg

Selkeillä pelisäännöillä hallitset liiketoimintasi ja parannat työn tuottavuutta sekä tulosta

Osa 3

​

​Liiketoiminnan operatiivinen suunnittelu

Selkeillä pelisäännöillä hallitset liiketoimintasi ja parannat työn tuottavuutta ja tulosta

​

Yrityksissä tehdään usein liiketoiminnan strategista suunnittelua, mikä on tärkeä osa liiketoimintaa. Haaste syntyy siitä, että strategiset päätökset, linjanvedot tai tavoitteet eivät kuitenkaan näy päivittäisessä toiminnassa. Operatiivista toimintaa ei siten todellisuudessa suunnitella.

 

Yksinkertaisimmillaan meidän on hyvä esittää itsellemme kysymys:
 

Kuinka meidän pitää toimia, että

  • yrityksemme liiketoiminnalliset tavoitteet toteutuvat,

  • sähläämme mahdollisimman vähän,

  • teemme oikeita asioita ja

  • säästämme rajallisia resurssejamme?

 

Selkeät pelisäännöt auttavat tässä.

 

Liiketoiminta on joukkuepeliä ja sujuvaa tiimityöskentelyä. Nykyajan hektisessä ympäristössä tarvitaan jopa enemmän kuin joukkue - tarvitaan sankarijoukkue. Sankarijoukkue syntyy yhteistyöstä, eikä sooloilusta ja loistavista yksilösuorituksista. Pelkästään tästä syystä yrityksen kannattaa suunnitella ja kuvata toimintansa ja luoda tällä tavalla yhteiset pelisäännöt itselleen ja omalle joukkueelleen.

 

Miksi kirjallinen kuvaus?

Ihmisen pää on täynnä epämääräisiä ja moninaisia ajatuksia. Kun kirjaamme ajatuksiamme, niistä muodostuu selkeitä lauseita ja asiakokonaisuuksia. Kun kuvaat yritystoimintasi kirjallisesti, joudut vääjäämättä vastaamaan kysymykseen: ”Kuinka me käytännössä toimimme?”  Kun kokoat nämä kirjalliset kuvaukset yhteen, saat yritystoimintasi pelisäännöistä käsikirjan, eli toimintakäsikirjan. Tämä muodostaa yrityksesi operatiivisen järjestelmän, eli toimintajärjestelmän. Toimintajärjestelmä kertoo koko joukkueellesi, miten eri tilanteissa toimitaan käytännön tasolla.

 

Toimintakäsikirjaan voidaan tarvittaessa sisällyttää yritystoiminnalle tärkeitä ulkoisia vaatimuksia unohtamatta omia liiketoiminnallisia vaatimuksia. Ulkoiset vaatimukset voivat olla esim. viranomais- ja asiakasvaatimuksia. Oman liiketoiminnalliset vaatimukset taas pohjautuvat yrityksen omaan strategiaan.

 

Miksi toiminnot kannattaa kuvata kirjallisesti?

Ihmisillä on monenlaisia ajatuksia kuin virtauksia, jotka vaihtuvat riippuen tilanteista. Vasta, kun kuvaamme toiminnot kirjallisesti, ajatukset selkiytyvät, koska joudumme miettimään niitä käytännön tasolla. Kirjaamalla toiminnot, osoitat myös muille organisaatiossa, kuinka meillä toimitaan. Näin syntyy yhteiset toimintamallit eli toiminnan ”pelisäännöt”.

Miten toiminnot, eli prosessit, kannattaa kuvata?

Prosessin suomenkielinen vastine on toiminto tai toimintoketju. Aika yksinkertaista, eikö niin?

 

Kaikkea ei tarvitse kuvata, joten kuvaa aluksi vain oleelliset toiminnot, jotka ovat avainasemassa kannattavan liiketoiminnan ja sujuvuuden kannalta. Liian väljää järjestelmää on helppo tiukentaa, jos on tarvetta. Liian tiukan järjestelmän löysentäminen taas on vaikeampaa, koska ihmiset ”rakastavat” tekemäänsä tekstiä, vaikka se ei palvelisi toimintaa ja sen sujuvuutta.

 

Monet yritykset rakastavat nimenomaan prosessikaavioita. Niitä kuvataan innolla, vaikka niillä ei myöhemmin olisikaan mitään käyttöä. Käytä siis prosessikaavioita vain silloin, kun todella tarvitset niitä. Ne eivät yleensä ole standardin tms. vaatimuksena.

 

Mitä kannattaa kuvata?

Kannattaa muista, että toimintoja (prosesseja) on tyypiltään monenlaisia ja tässä kaksi yleisintä:

  • Lineaarinen malli

    • Toiminnot muodostavat toimintoketjun, joka etenee vaihe vaiheelta alusta loppuun

    • tämä on ihmisten keksimä toimintamalli pari sataa vuotta sitten

    • soveltuu erityisen hyvin pitkiin toimintoketjuihin (esim. tuotanto)

  • Systeeminen malli

    • Toiminnot toimivat itsenäisesti ja samanaikaisesti ne vaikuttavat koko ajan toisiinsa. Näistä ei voi käytännössä muodostaa toimintoketjua

    • tämä on yleinen toimintamalli ihmisten arkipäivän toiminnassa

 

Ihmiset seuraavat systeemistä mallia luontaisesti ja unohtavat ja ohittavat esim. kiireessä tai muussa häiriötilanteessa lineaarisen mallin.

 

  • Tiedonkulku

    • Tiedonkulku ja sen kaksisuuntaisuus on hyvin tärkeä toiminto yrityksessä. Se on kuin kantoaalto, jonka varassa yritys hallitsee toimintaansa.

    • Suunnittelemattomana tiedonkulku on ongelmien ”kehto”

 

Aika usein yrityksissä ajatellaan, että tiedonkulku ei ole oikea toiminto (prosessi). Tämä uskomus paljastuu kuitenkin aika nopeasti vääräksi. Kun tiedonkulkua ei suunnitella, ei sitä myöskään hallita kunnolla. Onko kenties tuttua puhetta: ”Meillä tämä tiedonkulku ei vaan toimi!” tai ”Kukaan ei kerro meille mitään!”

Ja tästä päästään itse asiaan:

Yrityksessä on neljä avaintoimintoa, joiden toimivuus ja yhteistyö ratkaisee yrityksen menestyksen

​

Huippuyritykset tietävät tämän ja hiovat tätä menestyksen timanttia jatkuvasti. Se on kuin Kvartetti™, jonka on osattava soittaa yhteen ja samaa kappaletta. Tämä on yritystoiminnan ydin.

 

​

Nämä neljä pelaaja tai soittajaa ovat:

  • Myynti,

  • Osto,

  • Tuotekehitys/tuotesuunnittelu/palvelujen suunnittelu

  • Tuotannon suunnittelu.

​

​

Aluksi voi näyttää siltä, että kvartetista puuttuu tuotanto. Muista, että tuotannon suunnittelu on ovi tuotantoon. Ilman tuotannon suunnittelua tai palvelujen toteutuksen suunnittelua yritys on yleensä kaaoksessa. Tämä Kvartetti™ on aina olemassa jossakin muodossa toimilasta tai yrityksen koosta riippumatta.

 

Mielenkiintoista on, että tämä Kvartetti™ muodostaa systeemisen toimintamallin (prosessimallin). Jos nämä neljä toimintaa ei ole hallinnassa, organisaatio sählää, kaahaa ja sooloilee tilausten toimittamisessa asiakkaille. Sähläily, kaahailu ja sooloilu ovat harvoin tuottavaa toimintaa ja heikentävät nopeasti myös yrityksen kannattavuutta.

 

Kvartetin ohjaus ja hallinta eroaa lineaarisesta mallista. Tämä aiheuttaa ongelmia, jos kvartettia yritetään johtaa lineaarisen mallin mukaisesti. On kuin palikkatestissä yrittäisit hakkaamalla saada neliskulmaista palikkaa sopimaan pyöreään reikään.

 

Johtaja: ”Meitä on kolme henkilöä, ei meillä ole mitään tuotannonsuunnittelu osastoa.”

Asiantuntija: ”Kuka teillä päättää, missä vaiheessa tilaukset otetaan työn alle?”

Johtaja: ”No tietysti minä, kun minä ne kilpukat myinkin,”

Asiantuntija: ”Siinä se teidän tuotannonsuunnittelunne on. Ei muuta tarvita”

​

​

Mistä lähteä liikkeelle?

Kuvaa ensin Kvartetin™ toiminta. Tämän jälkeen voit laajentaa kuvauksia niille toiminnan osa-alueille, jotka katsot tarpeelliseksi.

Kvartettikuva valkoinen tausta.jpg

Kun kiinnostuit ja haluat keskustella asiasta lisää, ota yhteyttä!

Jarmo Selin

0500 710 376

jarmo.selin@selinselin.fi

  • Yrittäjä ja toimitusjohtaja

  • Liikkeenjohdon konsultti

  • Yritys- ja muutosvalmentaja

  • Sertifioitu Eurobunt- ja Guideline –strategiakonsultti

  • Sertifioitu TMC –konsultti (yritystoiminnan tervehdyttäminen)

  • Liiketoimintaprosessien kehittäjä

  • Toimintajärjestelmien rakentaja ja kehittäjä (laatu, ympäristö- jne.)

  • Sertifioinnin pääarvioija (pääauditoija)

bottom of page