Kun haluat hallita paremmin asiakastyöskentelyäsi ja parantaa toiminnan tuottavuutta vähällä vaivalla ja rahalla, on SelinSelin® palveluksessasi! 4%:n taktiikalla.
Kehittäjä. Valmentaja. Sparraaja. Muutoksen toteuttaja.
SelinSelin® Kehittäjä. Valmentaja. Sparraaja. Muutoksen toteuttaja. 4% Taktiikalla. Hyppää siis kyytiin - pysäkki on juuri kohdallasi!
Olen konsultoinut yli 100 yritystä toimintajärjestelmien rakentamisessa ja toiminut parikymmentä vuotta myös pätevöitettynä sertifiointien pääauditoijana. Näiden vuosien varrella olen huomannut asioita, jotka tuntuvat toistuvan eri yrityksissä ja edelleen aiheuttavan päänvaivaa sekä ylimääräisiä kustannuksia. Tässä siis omia kokemuksiani ja näkemyksiäni.
Osa 5
Vapauta yrityksesi voimavarat
arvioi omaa toimintaasi
Toiminta luo tuloksen
Elämme jatkuvasti muuttuvassa maailmassa ja yrityksen oman toiminnan on vastattava näihin haasteisiin. Yhteiset toimintamallit eivät synny vaistonvaraisesti, vaan ne on suunniteltava ja organisoitava toimiviksi. Tämä on viimekädessä yritysjohdon tehtävä. Tulos synty toiminnasta, joten se on avainasemassa. Kun haluat tuloksen muuttuvan, keskity toimintaan ja muuta sitä tarvittavilta osin.
tulevaisuuden tavoite -> toiminta -> tulos
Toimintaa ja prosesseja voidaan ajatella olevan kahdenlaista, lineaarista ja systeemistä. Nämä aiheuttavat omat haasteensa myös johtamiselle, koska samanlaiset johtamistavat eivät toimi molemmissa.
Sisäinen auditointi vai oma sisäinen arviointi
Oman toiminnan arviointi on yritysjohdon avain tietoisuuteen oman yrityksen toiminnoista ja niiden sujuvuudesta. Tämä on avainelementti myös tuottavuudessa ja yrityksen liiketoiminnan tavoitteiden toteutumisesta ja tuloksesta.
Sana audit on englantia ja tarkoittaa mm. tilintarkastusta. Johtamisjärjestelmästandardien sisäinen auditointi tarkoittaa kuitenkin oman toiminnan sisäistä arviointia. Tästä syystä käytän yleensä aina auditointi sanan sijaan sanaa arviointi.
Jos yritys haluaa oman toimintansa täyttyvän jonkin kansainvälisen johtamisstandardin vaatimukset, on sen arvioitava (auditoitava) sisäisesti omaa toimintaansa. Se on vaatimuksena johtamisjärjestelmästandardeissa (laatujärjestelmä ISO 9001, ympäristöjärjestelmä ISO 14001, työturvallisuus ISO 45001 jne.).
Nämä standardit eivät kuitenkaan määrittele tapaa, miten sisäisiä arviointeja pitäisi toteuttaa. Yrityksellä on toisin sanoen hyvin vapaat kädet arviointien toteuttamiseksi ja tätä kannattaa hyödyntää.
Tärkein vaatimus sisäisten arviointien toteuttamiselle ja toteuttamistavalle on viimekädessä yrityksen oma sisäinen tarve ja halu eikä ulkopuolinen vaatimus.
Sisäisiä arviointeja tehdään siis omien mahdollisuuksien tunnistamiseksi. Kun nämä arvioinnit toteutetaan järkevästi, yritys löytää myös piilossa olevia kehittymismahdollisuuksia. Toiminnalliset virheet tulevat yleensä esiin pyytämättä eikä niitä yleensä tarvitse erikseen kaivaa.
Tässäpä vinkkejä aviointin toteutukseen.
Sisäiset arvioinnit ovat monessa yrityksessä uusi ja vieras kulttuuri, joka on opeteltava. Muilta kopioiminen johtaa turhaan byrokratiaan ja turhanperässä juoksemiseen. Arvioinneissa on tärkeää sopia.
Tavoite
Jokaisella sisäisellä arvioinnilla pitäisi olla tavoite, miksi niitä pidetään. Ilman tavoitetta ne muodostuvat hengettömiksi tapahtumiksi, jotka rasittavat avainhenkilöiden ajankäyttöä. Arvioinnin tavoite kannattaa liittyä liiketoimintaan kuten
-
toimintojen sujuvuus eli virtaus
-
toimintojen sujuvuus eli virtaus keskenään
-
sisäinen tiedonkulun toimivuus
-
toimintakohtaisten tavoitteiden toteutuminen
-
johdon strategiset linjaukset
-
jne.
Kohdennus
Kun tavoite on määritelty, voit kohdentaa arvioinnit selkeämmin tärkeimpiin avaintoimintoihin ja arvioida niiden toimintaa. Yrityksissä useita toimintoja, jotka ovat tärkeitä ja joilla on oma roolinsa.
Yritystoiminnan eturintaman huippujoukkue on Yrityskvartetti. Tämä kvartetti muodostuu neljästä ”pelaajasta” eli
-
myynnistä
-
ostosta ja hankinnasta
-
tuotekehityksestä sekä
-
tuotannonsuunnittelusta.
Kuten ehkä huomaat, tuotanto näyttää puuttuvan tästä neljän joukkueesta. Se on kuitenkin mukana, koska käytännössä tuotannonsuunnittelu on ovi tuotantoon.
Tässä Yrityskvartetissa jokaisen on soitettava samasta kappaleesta hyvin sekä omat soolo-osuudet että yhteiset osuudet. Tärkeää on myös soiton rytmi ja sujuvuus.
Tämä kvartetti soittaa asiakkaille/yleisölle, jonka edessä se on koko ajan. Tämä kvartetin yhteissoitto yleensä ratkaisee myös loppupelit ja yrityksen tekemän lopputuloksen. Mestaruussarjan hyvä lopputulos on myös jatkuvien perusasioiden harjoittelua ja sisäistämistä.
Kvartetti on jokaisen yrityksen toiminnassa eri muodoissa toimialasta riippumatta. Kvartetti on kuin yritystoiminnan timantti, jota menestyvät yritykset hiovat ja valmentavat jatkuvasti.
Tuotekehitys saattaa puuttua joissakin yrityksissä esimerkiksi alihankintaa tarjoavat yritykset. Tällöin kyseessä on Yritystrio. Yhteistoiminnan periaate on kuitenkin aivan sama
Toimintojen arvioinnissa kannattaa huomioida
-
Kuinka sujuvasti toiminta toimii,
-
Mitkä haittaavat tai mahdollistavat sujuvuutta (virtaus, tuottavuus jne.)
-
Miten hyvin yhteistoiminta toimii muiden toimintojen sisällä ja muiden välillä
-
Onko kaikilla työntekemisen edellytykset riittävällä tasolla
-
Onko osaaminen riittävällä tasolla vai tarvitaanko osaamista jollakin osa-alueella lisää?
-
Miten hyvin toimii ”Sovi, mitä tehdään ja te niin kuin on sovittu!”
-
Miten hyvin ja sujuvasti sisäinen tiedonkulku toimii toiminnoittain ja niiden välillä (nopeus, kaksisuuntaisuus, täsmällisyys, muutoksien hallinta jne.)
Toteutus
Sisäiset arvioinnit voi jokainen toteuttaa haluamallaan tavalla, koska mitään todellisia vaatimuksia toteutukselle ei ole. Kokemuksesta tiedän, että sisäiset arvioinnit kannattaa toteuttaa keskustelutyyppisinä muita arvostaen. Yhteinen tavoite on kuitenkin yhdessä löytää mahdollisia kehityskohteita ja menestymisen mahdollisuuksia. Organisaatiosi on asiantuntijoiden mestarijoukkue, joka tuntee yrityksen toiminnan juurta jaksain.
Kannattaa pitää mielessä, että toimintojen sisäiset arvioinnit eivät ole virheiden bongaamista, koska ne tulevat esiin joka tapauksessa. Virheisiin keskittyminen tuhoaa sisäisten arviointien perusajatuksen syyllistämällä ihmisiä.
Raportointi
Sisäisissä arvioinneissa tulee yleensä esiin havaintoja, joista osa tarvitsee toimenpiteitä. Kun ne kirjataan, saadaan ne työlistalle. Tältä työlistalta yritysjohto valitsee merkittävimmät, päättää kehitystoimenpiteistä ja antaa kehittämiselle resurssit. Kun yritysjohto seuraa kehittämistoimenpiteiden etenemistä, näkee se oman toimintansa jatkuvan parantamisen.
Sisäisissä arvioinneissa tulevia havaintoja ei kannata kirjata poikkeamiksi kuten ulkopuoliset auditoijat tekevät. Jos havainnot kirjataan poikkeamiksi (virheiksi), johtaa se käytännössä ihmisten syyttelyyn, asioiden peittelyyn, keskinäiseen kyräilyyn ja tekee arvioinnista organisaatiolle rasitteen.
Mitkä sitten ovat sisäisten arviointien haasteet.
Oman toiminnan arviointi on monelle yritykselle uusi kulttuuri ja samalla ainakin aluksi vieras. Jos arvioinnit eivät ole tarkoituksenmukaisia, niiden toteuttamiselle vaikeaa löytää avainhenkilöiden resursseja.
Pahimmillaan sisäiset arvioinnit ovat virheiden ja syiden kaivelemista, joka on valitettavan lähellä myös syyllisten hakemista. Tämä tarkastustyyppinen lähestymistapa ei ole kovinkaan hedelmällinen yritystoiminnan kehittämiseen.
Lopuksi
Sisäiset arvioinnit ovat hyvin toteutettuina vuorovaikutteisia, joissa yrityksen oma osaaminen otetaan käyttöön ja lisätään arvostusta oman ja työkavereiden tekemiseen. Niiden avulla yritys voi tunnistaa hyödyntämättömiä mahdollisuuksia.
Tästä on hyvä aloittaa
-
Sisäiset arvioinnit toimiviksi - työpaja
-
SelinSelin® Kvartetti™ - arviointi työpaja
-
SelinSelin® Esiauditointi – valmius sertifiointiin (ISO 9001, Iso 14001, ISO 4500 jne.)
Voit tutustua myös saman aiheen jatkoblogiin Osa II. Miten toteuttaa arviointeja käytännössä?
Kun kiinnostuit ja haluat keskustella asiasta lisää, ota yhteyttä!
Jarmo Selin
0500 710 376
-
Yrittäjä ja toimitusjohtaja
-
Liikkeenjohdon konsultti
-
Yritys- ja muutosvalmentaja
-
Sertifioitu Eurobunt- ja Guideline –strategiakonsultti
-
Sertifioitu TMC –konsultti (yritystoiminnan tervehdyttäminen)
-
Liiketoimintaprosessien kehittäjä
-
Toimintajärjestelmien rakentaja ja kehittäjä (laatu, ympäristö- jne.)
-
Sertifioinnin pääarvioija (pääauditoija)